Vad är kunskapshanteringsprogramvara?

Kunskapshanteringsprogramvara är ett verktyg eller uppsättning verktyg som används för att elektroniskt samla in, organisera, dela och granska affärsinformation bland olika användare.Begreppet kunskapshantering (KM) utvecklades på 1990 -talet när företag kämpade med effektiva sätt att hantera och hämta affärsinformation.Enterprise Content Management Systems utvecklades, tillsammans med specifik kunskapshanteringsprogramvara för att underlätta insamling och distribution av kunskap.För närvarande finns det hundratals olika km -programvaruverktyg, var och en utformad för en specifik typ av företag.

Olika grupper som kundservice, informationsteknologi (IT), detaljhandel, vetenskap, teknik, regering och utbildning kan behöva specialiserad kunskapshanteringprogramvara.Till exempel hanterar en del KM -programvara information om kunder eller kunder för att förbättra försäljning och kundsupport.En annan typ kan samla in information om anställdas färdigheter, talanger, utbildning och affärsutbildning, för att utnyttja expertis som kan ha gått obemärkt tidigare.Vissa verktyg hanterar arbetsflöde, tillhandahåller utbildning eller standardiserar processer genom steg-för-steg-instruktioner eller manualer.

Kunskapshantering börjar med processen att samla in tillgänglig information.Pappersdokument, e -postmeddelanden, .pdf- eller ordbehandlingsfiler, ritningar eller grafik, webbinnehåll, handskrivna dokument, mikrofilm eller mikrofiche och digitala filer är alla möjliga ingångar.En kunskap om ämnesexperter kan också skrivas ned och läggas till kunskapsbasen.Specialverktyg kan konvertera olika informationsinmatningar till ett standardformat och förbättra kvaliteten på den resulterande dokumentationen.Den resulterande kunskapsuppsättningen lagras vanligtvis i en kraftfull databas.

När information har samlats in används andra programvaruverktyg för kunskapshantering för att hantera informationen.Dokument och filer kan länkas, indexeras och kategoriseras så att de enkelt skannas och åtkomst med hämtningsverktyg.Viss information kan behöva versionskontroll så att användare säkert kommer att använda den mest uppdaterade informationen, medan tidigare versioner arkiveras.KM -verktyg gör det möjligt för flera användare att samarbeta om att skapa information och hantera en gransknings- och godkännandeprocess.Andra funktioner kan inkludera åtkomstkontroller, arkiv och hämtningsfunktioner och konvertering till olika utgångstyper.

Det finns många affärsfördelar med att använda kunskapshanteringsprogramvara.Det minskar behovet av företag att hantera och lagra stora mängder papper eller poster i olika format med olika lagringskrav.Information kan hämtas snabbare, från ett större utbud av källor och kan delas och kontrolleras lättare.KM -verktyg gör det möjligt för användare att samla in information om informationen, till exempel mätvärden, produktivitet, återkommande eller vanliga problem och nedbrytningar av arbetsflöden.Av dessa skäl fortsätter kunskapshanteringsprogramvaran att växa i popularitet, komplexitet och praktisk tillämpning.