Vad är en beställning av inköpsrekvisition?

I allmänhet är en beställning av inköpsrekvisition en form som begär en artikel som ska köpas.Dessa beställningar används ofta av större företag och organisationer för att hantera inköp och kostnader.En central bearbetningsavdelning, ofta kallad en inköpsavdelning, utvärderar vanligtvis beställningarna och bestämmer var de ska källa dem från.När detta har fastställts konverteras i allmänhet omköpsordern till en inköpsorder för att anskaffa de poster som begärs från en leverantör.

Inköpsrekvisitionsorder kommer ofta som pappersformulär eller onlinedokument.I båda fallen kräver formulärerna samma typer av information, till exempel förfrågarens namn och avdelning, eventuella tillämpliga kontonummer, delnummer och beskrivningar av de poster som begärs och eventuella föreslagna leverantörer ska källa in produkterna från.Om online kan formulärerna skickas elektroniskt via special rekvisitionsprogramvara, eller de kan behöva skrivas ut och vidarebefordras som traditionella pappersformulär.

Typiskt börjar inköpsprocessen på individ- eller avdelningsnivå.Till exempel, om en anställd behöver en ny bärbar dator, kan han eller hon bli skyldig att lämna in en beställning av inköp för det.I fall av enskilda beställningar som detta måste formuläret ofta först godkännas av en chef eller avdelningschef innan den skickas till en centraliserad inköpsavdelning för vidare utvärdering.

När en beställningsbeslut anländer till en inköpsavdelning, är detutvärderas ofta för att se om föremålet verkligen behövs och om det finns pengar tilldelade det.Om dessa villkor är uppfyllda kommer inköpsavdelningen då i allmänhet att avgöra var det ska källa till objektet från med en lista med betrodda leverantörer.När det gäller dyra inköp kan de söka bud från flera leverantörer för att hitta de mest konkurrenskraftiga villkoren.Företräde kan ges till alla leverantörer som citeras på rekvisitionsformulär, även om vissa inköpsavdelningar har myndighet att fatta det slutliga inköpsbeslutet baserat på vad som är bäst för organisationen.När de slutliga uppgifterna har godkänts utfärdas en inköpsorder i allmänhet för att slutföra transaktionen med den valda leverantören.

På egen hand har en inköpsorder ofta ingen officiell köpkraft.Det är vanligtvis den slutliga inköpsorder som utgör ett kontrakt mellan företaget och leverantören.Vissa organisationer kan dock använda inköpsorder omväxlande med inköpsorder.I dessa fall kan beställningen för inköpsrekvisition användas direkt med leverantören som ett kontrakt för att köpa en viss artikel, utan någon sekundär inköpsorder krävs.