Vad är en lockbox?

En av de banktjänster som företag i alla storlekar kan hitta användbara är en Lockbox -tjänst.I huvudsak är en lockbox helt enkelt en postkontor som din bank skapar för ditt företag och som banken kommer att kontrollera.Du får ett uppdrag att ta itu med som gör det möjligt för dina kunder att skicka betalning för alla fakturor som utfärdats av din organisation direkt till lockboxen.I sin tur kommer din bank att öppna all korrespondens, sätta in kontrollerna på dina konton och ge dig elektronisk åtkomst som gör att du kan se daglig aktivitet.Kort sagt, din bank blir det medel där du samlar in fordringar och deponerar dem i din drift, lön eller annat utsedda företagskonto.

Det finns flera fördelar med att säkra en lockbox för ditt företag.En av de viktigaste är säkerheten.Generellt skyddas låsboxarna utöver de vanliga säkerhetsåtgärderna som är förknippade med att ha en postkontor.När en betalning når din lockbox är chansen att den faller i fel händer nästan noll.Detta kan ge både dig och din kundbas en känsla av komfort.

För det andra kan Lockbox -proceduren göra det mycket enklare för dig att publicera betalningar i ditt bokföringssystem.Många banker kan ge detaljer om de deponerade betalningarna som innehåller bilder av kontrollerna och andra dokument som följer med kontrollen.Ofta kan en daglig mängd kvitton laddas ner som en PDF och användas för manuell inträde i ditt system.Den här metoden sparar ditt bokföringsteam från att behöva öppna e -post och sortera kontrollerna innan du anger data.Det eliminerar också att behöva förbereda en bankinsättning.

Men du kanske kan spara ännu mer tid, beroende på vilken typ av redovisningsprogramvara du använder.Många banker kan tillhandahålla en avgränsad rapport som kan importeras direkt till vissa redovisningsprogramvarusystem.Om du har turen att ha en kompatibel programvara, kan uppgiften att publicera betalningar ta några ögonblick, även om listan över betalningar når till hundratals.

en tredje fördel för lockbox -systemet är att du har en säkerhetskopieringshistoria avdina fordringar.Om något större händer med ditt programvaruredovisningssystem och du tappar en del eller alla uppgifter, kan historikrapporter om Lockbox -aktivitet hjälpa dig att börja processen för ombyggnad.Detta innebär att du kan få dina kundkonton uppdaterade snabbt, samt börja rekonstruera din inkomst och utgiftsrapporteringsmånad för månad.

Medan en Lockbox inte utför någon funktion som ditt bokföringsteam inte kunde göra för dig, är fördelarna med sparad tid, säkerhetskopieringskälla och förbättrad säkerhet ett Lockbox -system till ett mycket attraktivt alternativ.Kontrollera med din bank idag och se vad de har att erbjuda i vägen för ett Lockbox -program.