Vad är en kontantutbetalningsdagbok?

En kontantutbetalningsjournal är en redovisningsrekord för utbetalda kontanter.Det kan också vara känt som ett checkregister, eftersom det vanligtvis innehåller ett utrymme för att registrera checknummer, eftersom få affärsbetalningar kan göras i kontantvaluta.Detta dokument består av en del av de övergripande redovisningsregistrerna för ett företag.Sådana poster gör det möjligt för revisorer att spåra utgifter, spela in händelser av betydelse och balansera böckerna för att upprätthålla korrekt information om tillgängliga medel och andra frågor som är oroande.

I en elektronisk kontantutbetalningsdagbok hålls dessa poster i redovisningsprogramvara.Sådan programvara kan kommunicera med en bank för att ladda ner uttalande och kontoinformation.Dessa program kan dra från de olika posterna efter behov så att en revisor kan förbereda rapporter, göra sig redo för skatter och delta i andra aktiviteter relaterade till journalföring.Det är också fullt sökbart och har filter för att sortera poster efter typ av utgifter, belopp och andra kategorier.

Förutom elektroniska versioner kan tidskrifter för utbetalning av papperskopiering också hållas.Kontorsförsörjningsbutiker säljer vanligtvis bokföringsböcker för detta ändamål.Företagare kan också använda en generisk anteckningsbok eller utforma ett anpassat formulär att använda i ett bindemedel för att spåra kontantutgifter.Hårdkopior kan användas av mindre företag med relativt låga transaktionsvolymer.Dessa företag kanske inte har råd med redovisningsprogramvara, eller kan fastställa att kostnaden för att förvärva och lära sig ett program inte uppväger de fördelar det kan erbjuda.

I kontantutbetalningsdagboken ger varje rad utrymme för att notera datum, betalningsmottagare,och belopp för utbetalning.Utrymme ingår också för att diskutera arten av en betalning.I vissa fall kan detta göras genom att placera beloppet i en kolumn som hyra, verktyg eller kontorsmaterial.Varje kolumn kan sammanställas i slutet av en viss period för att spåra totala utgifter och utveckla en detaljerad post.Detta kan vara användbart för att organisera under skattesäsongen, när de separata kolumnerna hjälper företag att snabbt totala inköp av naturen för att dra av dem på lämpligt sätt.

Även om det vanligtvis är utformat för affärsanvändning, kan en kontantutbetalningsdagbok också vara användbar som ett personligt finanserverktyg.Vissa tycker att det är bra att hålla detaljerade personliga finansregister för budgetering och andra skäl.Organiserade poster kan vara särskilt värdefulla för människor som vill hitta områden med sin budget som de kan trimma för att minska de totala utgifterna.Till exempel kan mycket höga utgifter för att äta på restauranger eller köpa nya kläder bli uppenbara när dessa inköp spåras separat i en kontantutbetalningsdagbok och jämförs med andra.