Vad gör en kontorsassistent/receptionist?

En kontorsassistent/receptionist ansvarar vanligtvis för front office -uppgifter i ett företag eller organisation.Receptionisten kontrollerar vanligtvis tillgången till kontoret genom att hälsa gäster, meddela anställda om besökare och arbeta med leveransfolk och entreprenörer.Dessutom kan kontorsassistenten vara ansvarig för ett antal kontorsadministrationsuppgifter som att hantera kalkylblad, korrespondens och beställa kontorsmaterial.Beroende på storleken på organisationen och antalet anställda som den har, kan kontorassistenten/receptionisten också fungera som en personlig eller administrativ assistent för en eller flera av en företagsledare eller chefer.

Medan många kontor nu förlitar sig på röstbrevlådesystem för att svara på telefoner och ruttsamtal till den relevanta arbetaren, anställer många fortfarande en kontorsassistent/receptionist för att hantera telefonsystemet och prata med uppringare som har svårt att använda det.Receptionister utför också uppgiften som övervakar mottagningsområdet, även känt som väntområdet eller rummet, i vilket besökare vanligtvis kommer in i.En traditionell kontorsassistent/receptionist kommer vanligtvis att ta ansvar för att se till att en besökare tillkännages till de människor som han eller hon besöker eller, om besökaren är en leveransperson, kommer receptionisten vanligtvis att skriva på paket och låta mottagarna veta om derasankomst.En kontorsassistent/receptionist kan också vara ansvarig för att informera walk-in-kunder om en företagstjänster och kan också schemalägga möten mellan kunder och anställda.

Företag med en relativt liten kontorsstödpersonal kan kräva en kontorassistent/receptionist för att anta andra rollerinom företaget.I en mycket liten organisation, eller en med en mycket sparsam budget, kan receptionisten också fungera som kontorschef.Han eller hon kan vara ansvarig för att se till att kontoret fungerar bra genom att återställa leveranser och övervaka prestandan hos kontorsmaskiner, till exempel kopiatorer, faxmaskiner och till och med datorer.Kontorsassistenten/receptionisten med dessa ansvar kommer vanligtvis att kontakta och arbeta med reparationspersonal såväl som andra entreprenörer som kan behöva utföra arbete på kontor eller byggnad.Andra gemensamma ansvarsområden inkluderar evenemangsplanering, planering av resor och i vissa fall att hantera allmänna kontorskommunikation, såsom aviseringar om helgdagar, specialevenemang och säkerhetsöverväganden.

Kvalifikationerna för att bli kontorassistent varierar beroende på de färdigheter som krävs för att anta enposition inom ett visst företag.I många fall kan kontorsarbetare få sina färdigheter på jobbet eller genomföra ett yrkesutbildningsprogram som ger dem en grundläggande förståelse för kontorsadministrationsförfaranden.Andra alternativ inkluderar att ta fortsatt och vuxenutbildningskurser i olika programvarupaket, företagsskrivning och kommunikation och protokoll.