Vad gör en juniorsekreterare?

En juniorsekreterare kan variera beroende på företaget för vilka han eller hon arbetar, liksom antalet andra anställda.Detta är ett administrativt assistentjobb på startnivå, men så många människor kan börja i denna position med mycket liten erfarenhet eller utbildning, vilket är en stor fördel.I de flesta fall kommer en juniorsekreterare att rapportera till en sekreterare i en ledande befattning och kommer att tilldelas många uppgifter runt kontoret.Det kan innebära att du svarar på telefoner, hälsar klienter när de kommer in och håller filer organiserade.Vissa juniorsekreterare är också ansvariga för städning på kontoret och att hålla toaletterna också rena.

Typiskt kommer det dagliga ansvaret för en juniorsekreterare att kretsa kring att se till att kontoret går effektivt och framgångsrikt.Att svara på telefoner och regissera anropare till rätt person är ofta en stor del av dagen.En juniorsekreterare kan också vara ansvarig för att svara på e -post, samt ta emot och sortera fysisk post varje dag för att skicka den till rätt plats.Att använda kontorsmaskiner för att göra kopior, distribuera memos eller komponera brev är en annan viktig del av jobbet, så en individ i denna position bör ha utmärkt kommunikation och skrivfärdigheter, samt en förståelse för kontorteknologi.

Hälsning av walk-inKunder, eller att hjälpa dem att svara på frågor eller fylla i pappersarbete, kan också vara en del av jobbansvaret för en juniorsekreterare.Det är viktigt att vara personlig och alltid titta och bete sig på ett professionellt sätt.På vissa kontor kan sekreteraren vara den första personen som människor ser när de går genom dörren, så detta är särskilt viktigt.Som ett resultat kan juniorsekreteraren också vara ansvarig för att upprätthålla kontorets utseende;arkivering av pappersarbete, hålla saker snyggt och snygga och hålla områden rena.

Vissa sekreterare kan också vara ansvariga för att underhålla kontorsmaterial.En juniorsekreterare kan till exempel uppmanas att ta inventering och göra en order om ytterligare leveranser som de behövs.Sekreterare som lyckas med sina grundläggande uppgifter kan ges ytterligare ansvar som schemaläggning och planeringsmöten, eller ta mötesprotokoll och förbereda rapporter, till exempel.I allmänhet är juniorsekreterare berättigade till kampanjer eftersom de får arbetslivserfarenhet och ytterligare kontorsförmåga, vilket gör detta till en lönsam karriärväg för många som är intresserade av denna typ av arbete.