Vad är vanliga administrativa assistentintervjufrågor?

Administrativa assistenter hjälper oftast chefer, styrelseledamöter, vice presidenter och personal på C-nivå med uppgifter som schemaläggning, kommunikation, dokumentproduktion, resor och kontor.De kan också hjälpa en hel avdelning med dessa typer av uppgifter.Under en intervju kommer anställningschefen vanligtvis att ställa frågor som centrerar sig kring kandidaterna hårda färdigheter, mjuka färdigheter, tidigare erfarenhet och personlig arbetsstil.

Vanlig administrativ assistent hård kompetens inkluderar ordbehandling och kalkylbladsprogram, lätt redovisningsförmåga och vissa skrivfärdigheter.Vissa positioner kan kräva ytterligare specifika färdigheter.Till exempel kan den administrativa assistenten för en utbildningsdekan behöva känna till reglerna för akademisk publicering, och assistenten för verkställande direktören på ett sjukhus kan behöva känna till grundläggande medicinsk terminologi.Administrativa assistentintervjufrågor kommer ofta att utformas för att avslöja de intervjuade kunskaperna inom dessa områden.Kandidaten kan också frågas vilka typer av datorprogram hon har arbetat med eller kan frågas hur många års erfarenhet hon har inom ett visst kompetensområde.

Anställningschefer kommer också att ställa administrativa assistentintervjufrågor som utforskar kandidaterna mjuka färdigheter.Detta inkluderar områden som organisation och interpersonell kommunikation.Till exempel kan en avdelningsadministrativ assistent behöva hantera scheman för flera personer med olika funktioner och olika arbetsstilar.I det här fallet kan anställningschefen fråga om kandidaternas förmåga att framkalla nödvändig information från både över- och underkommunikatorer med minst arbetsplatsfriktion.

Många administrativa assistentintervjufrågor centrerar om erfarenhet eftersom det förflutna erbjuder bevis på kandidater förmågor.Dessa frågor kan ta itu med antingen hårda eller mjuka färdighetsområden.Till exempel kommer en högt rankad forsknings- och utvecklingschef att behöva en administrativ assistent som kan lita på känslig eller konfidentiell information, så han kan be kandidaten att detaljera tidigare erfarenhet med liknande information.En administrativ assistent för en nybildad position eller avdelning kan behöva skapa ett genomförbart arkiveringssystem från grunden, så att anställningschefen kan be kandidaten att berätta en tid då hon utförde en liknande uppgift.

Chefer och deras administrativa assistenter arbetar oftaTillsammans mycket nära för att uppnå ett gemensamt mål, så det är ofta avgörande att deras arbetsstilar är gratis.En chef som känner sig själv för att vara dåligt organiserad kommer ofta att söka efter en administrativ assistent som är extremt organiserad och inte rädd för att hålla honom i uppgift.En chef som tenderar att vara temperamentsfull eller har mindre än perfekta kommunikationsförmågor kommer ofta att välja en administrativ assistent som båda inte påverkas av hans humör och kan släta fjädrar hos de människor han kan motverka.En chef som reser mycket kommer att behöva en assistent som kan fungera effektivt med mycket liten direkt övervakning.

Kandidater bör förvänta sig att svara på administrativa assistentintervjufrågor som också tar upp personliga motiv och preferenser för arbetsstil.Detta är så viktigt att det ofta kommer att vara den avgörande faktorn mellan lika kvalificerade kandidater.En kandidat med en gratis arbetsstil kan till och med väljas över en med mer erfarenhet eller utbildning.