Vad är projektinitieringsdokumentet?

Ett projektinitieringsdokument (PID) eller projektöversikt används i projektledning för att lyfta fram projektets plan för tillvägagångssätt.Specifika avsnitt av en PID varierar mellan organisationer och projektmetodik.I allmänhet täcker de var och en viktig information som beskriver projektet, inklusive definition, fall, leveranser, begränsningar, risker, medlemmar, kommunikationsplan, projekttolerans och underskrifter.

Projektdefinitionen är ett nyckelavsnitt i dokumentationen.Det kommer att beskriva projektets mål, mål och önskade resultat, hur var och en kommer att mätas och omfattningen av arbetet som ska slutföras.Projektinitieringsdokumentet bör tydligt ange de funktioner som ska inkluderas och uteslutas.

Ett affärsfall är viktigt för projektet.Detta avsnitt måste klargöra det värde som projektet förväntas leverera till organisationen i gengäld till kostnaden.Om ett projekt inte kan ge tillräckligt med fördelar för att motivera dess kostnader och ansträngning kommer det sannolikt inte att finansieras.

Projektleveranser bör dokumenteras.Leveranser kan inkludera programkod eller andra produkter och tjänster som är resultatet av projektet.De kan också inkludera andra dokument, till exempel affärskrav, testplaner och utbildningshandböcker.

PID bör lista eventuella begränsningar som står inför projektet.Begränsningar är externa faktorer som kan påverka projektet men ligger utanför projektledarens kontroll.Antaganden, till exempel en tredjeparts mjukvaruutvecklare som levererar kod, bör också dokumenteras.

Alla projekt har risker.Projektledaren måste identifiera riskerna att dokumentera dem med ett riskregister eller logg.Risker bör övervakas och förhindras eller mildras när det är möjligt.Projektledaren bör utveckla planer för att hantera de som inte kan förhindras.

En lista med personal och en tidslinje är också viktiga komponenter i ett projektinitieringsdokument.Roller och ansvar bör listas med varje projektmedlem.Projektplaneringsavsnittet ger en översikt över tidslinjen för leverans av kritiska arbetsdelar.

En organisation kan inkludera en kommunikationsplan i en PID.Denna plan kan innehålla olika möten som ska hållas med teammedlemmar.Det kan också dokumentera förväntad kommunikation till verkställande ledning och till slutanvändare som kan påverkas av projektet.

Många organisationer upprättar projekttoleranser.Toleranserna hänför sig till det faktiska mängden arbete och utgifter som projektet uppstår mot planen.Ett projekt som inte fungerar inom den tillåtna variationen i dess planerade tidsram och budget kan vara föremål för ytterligare förvaltningsöversikt.Denna information kan också inkluderas i projektinitieringsdokumentet.

De flesta PID har ett område för signaturer.Chefer och chefer måste vanligtvis underteckna dokumentet.Deras signatur indikerar att de kommer att stödja projektet genom finansiering eller ägna anställda att arbeta med det.