Vad är utgiftsanalys?

Spend -analys är en metod som används av företag för att spåra hur pengar spenderas av företaget, med det ultimata målet att minska utgifterna.Information om leverantörer, inköp och beställningar är organiserade och analyseras sedan för mönster.På grund av de enorma mängder information som är involverad använder de flesta företag specialiserad programvara för att utföra utgiftsanalys.

Processen att samla in och analysera data är svårare än det först visas.För att utgiftsanalys ska vara effektiva måste alla aspekter av ett företag som utgiftsmönster beaktas.Denna information lagras vanligtvis i diskreta datorsystem inom varje division i företaget.Uppdelningarna kan separeras av både avstånd och språk.Att samla in all denna information och organisera dem i ett användbart format tar en stor utgift av tid och pengar.

Mycket av komplexiteten kan tas bort genom att använda programvara för att underlätta utgiftsanalys.Den första utgiftsanalysprogramvaran skapades i början av 2000 -talet.Även om det fortfarande är mycket dyrt tar programvaran bort nödvändigheten av mänskligt arbete och skapar ett enkelt gränssnitt för att få åtkomst till den resulterande informationen.

Programvaran fungerar genom att dra data från befintliga rekordhållningssystem.Det kan vara enkla kalkylblad, lagerdata eller andra källor.Dessa data rengörs sedan, vilket innebär att formateringen är standardiserad, duplicerade poster slås samman och saknade detaljer finns.Programvaran klassificerar sedan uppgifterna enligt branschstandarder och standarder som anges av företaget.Upphandlingsspecialister kan sedan komma åt data för rapporter och analys.

En viktig aspekt av utgiftsanalys är utvärderande av leverantörer.Spendanalys kan visa vilka leverantörer som får mest pengar från företaget.Företaget kan använda denna information för att förhandla för bättre erbjudanden eller för att förhandla om kontrakt.De flesta företag har föredragna leverantörer, leverantörer som erbjuder bästa service eller sänkta priser för att köpa i bulk.Analys kan avslöja att leveranser eller tjänster som för närvarande köps från en icke-föredragen leverantör kan köpas från en föredragen leverantör för mindre.

Företaget kan också köpa liknande leveranser eller tjänster från flera leverantörer.Detta kallas fragmenterad råvara.Pengar kan sparas genom att göra ett stort köp från en enda leverantör snarare än en serie små inköp från flera leverantörer.

Spend -analys hjälper också till att identifiera Maverick -utgifter.Detta inträffar när inköp görs som inte täcks av kontrakt.Utan ett kontrakt debiteras företaget fullt pris snarare än det förhandlade priset som anges av ett stående kontrakt med en föredragen leverantör.Denna typ av utgifter kan kosta ett företag mycket pengar över tid.