Vad är dematerialisering?

Även känd som Demat är dematerialisering en process som flyttar bort från användningen av fysisk dokumentation för att upprätthålla finansiella register.Istället använder dematerialiseringen av elektroniska journaler för att hålla reda på alla typer av finansiella transaktioner.Utbudet av dokument som effektivt kan hanteras med programvaruapplikationer inkluderar nästan allt från grundläggande redovisningsregister till lagercertifikat.

En av de viktigaste fördelarna med denna strategi för elektronisk bokföring är att behovet av att fysiskt lagra kopior av balansräkningar och andra redovisningsdokument inte längre finns.Tack vare skanningsteknik är det till och med möjligt att göra elektroniska kopior av supportdokumenten som ger referenser för radobjekten i de elektroniska redovisningsregisterna.Allt kan med lätthet hysas på en hårddisk eller server.För att skydda mot förlust eller korruption kan säkerhetskopieringsfiler enkelt göras och lagras utanför platsen.

Tillsammans med grundläggande redovisningsregister gör dematerialisering det också möjligt att undanröja behovet av fysiska lagercertifikat.De elektroniska kopiorna av lager kan arkiveras för enkel återhämtning.I händelse av att aktieägaren behöver kopior av aktierna snabbt kan de nås och överföras med elektroniska metoder, såsom e -post eller en skyddad FTP -överföring.

Dematerialisering gör det också möjligt för auktoriserade individer att arbeta med samma dokument samtidigt.Med fysiska bokföringsmetoder är det ofta svårt för två personer att arbeta med böckerna på en gång.När redovisningsprocessen är helt elektronisk kan flera personer utföra olika funktioner samtidigt.Det är möjligt för ett team att skapa nya fakturor, efterbetalningar som mottagits för tidigare fakturor och förbereda ett brett utbud av rapporter samtidigt.

Det råder ingen tvekan om att processen för dematerialisering kan gynna användare på flera sätt.Rekordhållning kräver mycket mindre utrymme, kan nås med lätthet från avlägsna platser och gör det möjligt för flera användare att komma åt bokföringsböckerna samtidigt.För närvarande finns det avgiftsbaserade såväl som gratis redovisnings- och finansiella postprogramvarupaket som kan hjälpa alla företag eller organisationer att uppnå en fullständig status för dematerialisering med lätthet.När det gäller redovisningsprogramvara finns det också online -produkter som gör det möjligt för en individ eller ett företag att skapa en uppsättning virtuella böcker.Auktoriserade individer kan vara säkert laddat på servrarna för produkten och kan komma åt och arbeta med posterna från vilken plats som helst med en aktiv internetanslutning.