Vad är en begäran om inköpsorder?

En begäran om inköpsorder är det första steget i att placera en inköpsorder.Begäran kan genereras genom att manuellt kontrollera lager eller från en automatiserad inköpsrekvisition som genereras från ett hanteringsinformationssystem.I stora tillverkningsverksamheter kanske inköpsavdelningen inte ens ligger i samma byggnad eller geografisk plats som anläggningen, så ett begäran om inköpsorder krävs för att få komponenter på beställning.

För små operationer eller en manshow, en visuellLagersystem används ofta istället för det dyrare datoriserade inventeringssystemet.När inventeringen av en viss produkt blir låg, ringer ägaren helt enkelt leverantören och lägger in en inköpsorderbegäran.Beroende på typ av verksamhet kan ägaren använda ett Kanban- eller tvåfack-system, vilket innebär att inköpsorderbegäran utlöses när den första facket blir tomt och den andra facket dras.

Denna typ av lagersystem förlitar sig på en visuell kontroll av lager för att veta när man ska beställa ytterligare produkt.När inköpsorderbegäran har bekräftats av leverantören kommer ägaren ofta att tillhandahålla ett kreditkort för att betala för produkten.Alternativt kan ägaren utfärda en inköpsorder, som är en pappersformulär som anger att produkten som köps och betalningsvillkorav deras efterfrågan, lager och inköpsorder.Dessa datorbaserade system fungerar genom att ha en master schemaläggare som matar in marknadsföringsprognosen.Systemet kommer sedan att jämföra det planerade produktbyggnadsschemat mot nuvarande färdiga varor, arbetsinriktning och rå inventering.

Datorsystemen har en tabell eller fil som innehåller leverantörens ledtid för varje komponent som används i tillverkningsprocessen.Under systemjämförelsen av produktbyggnadsschemat mot lager tar det hänsyn till leverantörens ledtid och genererar en inköpsorderbegäran för eventuella komponenter som måste beställas.De flesta tillverkningsanläggningar verkar i en just-in-time-miljö (JIT), vilket innebär att systemet kommer att planera för att komponenter kommer att anlända precis före när de behövs för tillverkningsverksamheten.Denna process minskar mängden lagerutrymme som behövs och minskar mängden kapital bundet i lager.

Den resulterande inköpsorderbegäran skickas sedan till komponentleverantörerna av upphandlingsavdelningen.När leverantörerna bekräftar komponentpriser, minsta beställningskvantiteter och ledtid kommer upphandlingsteamet att utfärda en fast inköpsorder.Inköpsordern är ett bindande dokument som garanterar leverantören kommer att betalas vid leverans.