Vilka är de olika metoderna för att organisera dokument?

Att organisera dokument är en viktig aspekt av att driva ett effektivt hem eller ett kontor.Viktiga pappersarbete kan bli en börda när det inte lagras korrekt, så att använda en av de många olika organisationsmetoderna kan hjälpa till att hålla ett arkiveringssystem smidigt.Pappers- och elektroniska lagringssystem är de två mest populära metoderna.Inom var och en finns många möjligheter att organisera enligt alfabetiska standarder eller av betydelse.Dessutom finns det några regler om att bli av med dokument som hjälper till att hålla alla filorganisationssystem på en hanterbar nivå.

Den mest traditionella metoden för att organisera dokument är att använda fysiska mappar och arkiveringsskåp.Detta system för dokumenthantering gör det möjligt att lagras stora mängder av dokument och pappersarbete.Tjocka kartongmappar är fyllda med dokument och placeras sedan i ett arkivskåp.De flesta arkivskåp tillåter mapparna att hänga från en uppsättning metallskenor för snabb rörelse och omorganisation.

En mer modern lösning för att hålla pappersarbete säkert och kontinuerligt tillgängligt är att använda datorer.Oavsett om dokumenten skannas och sparas online eller organiseringsprogramvara används, hjälper detta till att minska röran.Elektroniskt organiseringsdokument placerar en digital kopia av viktiga dokument antingen online eller på en hårddisk så att de snabbt kan nås vid varje senare tid.Detta eliminerar behovet av att lagra pappersfiler, som kan ta en stor mängd utrymme i alla hem eller kontor.

Oavsett om dokument lagras elektroniskt eller i fysisk form, finns det några olika metoder som kan hindra filerna från att bli ett förvirrande virvel.Alfabetiskt sortering av elektroniska och fysiska filer är ett enkelt sätt att organisera dokument som gör dem tillgängliga för snabb hämtning.Att organisera filer efter kategori är också användbart eftersom att dela digitala och pappersmappar i bil, hus, skatt och olika affärskategorier ökar effektiviteten.En annan metod är att dela upp fysiska filer av betydelse, så om dokument måste tas bort vid nödsituationer är de mest nödvändiga bitarna snabbt tillgängliga.

Kassering av filer är också en bra metod för att organisera dokument eftersom det håller både den elektroniska och fysiska filensamling från att ta för mycket utrymme.En allmän regel är att alla skattedokument bör hållas minst tre år.Håll fast vid komplicerade skattedokument, som revisionsinformation och egenföretagare, i sex år.Andra artiklar bör dock förvaras för alltid, som socialförsäkringskort, födelsecertifikat och äktenskapscertifikat.