Vilka är de bästa tips för konferensplanering?

Att planera en affärskonferens är inte något som händer över en natt.Det finns platser att boka, sponsorer att samla och högtalare att engagera sig.Det finns också små detaljer som där deltagarna kommer att stanna i stan, vilka måltider som tillhandahålls och en värld av andra frågor som måste hanteras om konferensen ska bli en framgång.Om du håller på att delta i uppgiften att konferera planering, här är några saker att tänka på.

Först antar du aldrig att du kan hantera alla detaljer själv.I själva verket är det mycket troligt att du inte kommer att kunna göra en fullständig lista över allt som måste ordnas utan hjälp.Av denna anledning bör din första uppgift som konferensplaner vara att samla en planeringskommitté.Vanligtvis är en grupp på fem till sex individer tillräcklig för att sätta ihop en årlig konferens för var som helst mellan hundra till fem hundra deltagare.Kommittén som helhet är mycket mer benägna att täcka alla baser och göra det möjligt att ta itu med alla viktiga aspekter av samlingen i god tid.

Tillsammans med att sätta ihop din kommitté är det oerhört viktigt att börja förbereda dig så snart som möjligt.Det spelar ingen roll om affärskonferensen är åtta månader bort.Experter i konferensplanering börjar ofta arbeta med ett kommande evenemang tio till elva månader i förväg.Som en fördel kommer du att ha mer tid att jämföra priser på olika konferensplatser, undersöka och förhandla om bättre hotellpriser för deltagare och har också mer tid att hitta rätt talare för evenemanget.

Se till att varje ledamot i kommittén har specifika uppgifter att utföra.Varje uppgift ska prioriteras och ha ett leveransdatum fastställt.Konferensplanering innebär ofta att man ordnar uppgifter i en logisk sekvens, så att åtgärdsobjekt som måste göras innan andra objekt tas upp slutföras i tid.Med varje ledamot i kommittén som ansvarar för en specifik uppsättning artiklar som ska slutföras före nästa möte finns det mindre chans att bli överväldigad med uppgifter som datum för evenemangsmetoden.

Få alltid åtaganden skriftligen.Du vill ha skriftlig verifiering från hotellet att dina deltagare får en specifik daglig ränta när du deltar i evenemanget.Få också dokumenterad och detaljerad information om vad hotellet kommer att ge i vägen för konferensrum och monteringshallar för tal, middagar och klasser som erbjuds under konferensen.Detsamma gäller för alla speciella luft- eller järnvägsräntor du säkerställer för deltagare.Detta kommer inte bara att ge dig sinnesfrid, det gör det också mycket lättare att granska de framsteg som har gjorts vid vart och ett av planeringskommitténs möten och upprätthålla en korrekt bild av vad som återstår att göra.

Ge utställare för evenemanget med detaljerade instruktioner och riktlinjer i förväg.Förbered ett enkelt schema som indikerar var varje utställningsbås kan ställas in på en konferens eller utställningshall, tillsammans med information om var man ska skicka båsmaterialet i förväg och var de ska hämta dem den dagen de anländer för att ställa in utställningen.Detta kommer att rädda alla, inklusive konferensplaneringskommittén, mycket huvudvärk före evenemanget.

Ett sista tips med konferensplanering är att förvänta sig det oväntade.Oavsett hur noggrant din kommitté planerar evenemanget kommer det alltid att finnas någon typ av hick.En högtalare kommer att bli sjuk och måste backa ut, annars kommer hotellet av misstag att överboka ett av bankettrummen.Rita på den kollektiva erfarenheten från din kommitté för att identifiera några av de vanligaste frågorna i sista minuten som kan uppstå och bestämma i förväg hur de ska hantera dem effektivt.

När konferensplaneringen görs effektivt är det relativt enkelt för en organisation att vara värd för en konferens och lika lätt för intresserade parter att delta i en konferens.Ditt mål är verkligen Twofold i naturen.Du vill att konferensens flöde ska vara så jämnt som möjligt.Samtidigt vill du också se till att eventuella oförutsedda problem kan hanteras snabbt och effektivt.Genom att planera framåt, delegera uppgifter till en kapabel kommitté och bearbeta åtgärder på ett logiskt sätt är du säker på att hålla konferensplaneringsprocessen hanterbar och i slutändan mycket framgångsrik.