Vilka är de bästa tips för behållning av företag?

stora och små företag står ofta inför utmaningen att upprätthålla ett organiserat behållningssystem för affärsregister.I allmänhet hålls affärsdokument upp till de angivna lokala eller regionala tidsbegränsningarna.Att känna till kraven för vad man ska behålla och hur länge anses vara avgörande för att ha ett adekvat registersystem.

Verksamhetens storlek bestämmer vanligtvis djupet i ett kvarhållningssystem för företag.Några av de affärsdokument som hålls inkluderar skatteansökningar och personalfiler.Finansiella register som generellt upprätthålls av ett företag är driftskostnader, kapitalköp, försäljningskvitton och fastighetstillgångar.

Ett företag bör verifiera kraven på behållning av företag som gäller i den jurisdiktion som reglerar företagets bransch.Kraven i USA för skatterelaterade affärsregistreringsbehållning är att affärsdokument hålls i minst tre år.Vissa intäktskrav kan kräva att finansiella register håller även efter att den rekommenderade tiden har gått ut.

Personalposter behålls vanligtvis i minst fyra år.Dessa och andra poster hålls på en säker plats, särskilt de som innehåller privat information om tidigare och nuvarande anställda.Kompletta register över när löneskatter lämnades in och betalas upprätthålls vanligtvis.

I de flesta fall hålls finansiella poster i minst sju år.Uttalanden från finansinstitut, lagerlistor och årliga inkomstförklaringar är några av de typer av dokument som kan inkluderas.Att hålla goda finansiella poster kan minimera ett företags exponering för juridiska frågor.

Företag kan också upptäcka att det är fördelaktigt att ha ett rensningssystem för att bli av med gamla eller irrelevanta affärsdokument.En policy för ett Business Records -kvarhållningssystem kan hjälpa till att effektivisera processen och se till att alla anställda följer samma praxis.Detta är i allmänhet en pågående del av processen för att upprätthålla adekvata affärsregister.

Det är vanligtvis en bra idé att ha tillräckligt med lagringsutrymme om affärsdokument hålls på plats.Det är också en allmän praxis att hålla en elektronisk fil med affärsregister.På så sätt är relevanta dokument fortfarande tillgängliga och verksamheten kan undvika en avstängning om en brand eller annan katastrof förstör pappersföretag.

De flesta företag kan välja att använda ett Records Storage Management Company.Detta har potentialen att frigöra organisationens tid att fokusera på affärsrelaterade frågor snarare än hantering av behållning av företag.Eventuella problem med outsourcing av Business Records -kvarhållningssystemet kan minskas.Ett ansedd företag kommer i allmänhet att beskriva sina säkerhetsfunktioner och praxis för att upprätthålla affärsdokument.