Hur skapar jag en policy för lagring av e -post?

För att skapa en policy för e -postmeddelanden måste du först ange orsaken till att du skriver policyn mdash;Att uppfylla lagkraven, att behålla bevis på affärsdokument eller för att säkerställa att viktig information inte går vilse.Dokumentet bör också förklara vilka anställda policyn påverkar och vilka typer av e -postmeddelanden som ingår.Du måste också bestämma hur långa e -postmeddelanden ska hållas;Du kan vara lagligt skyldig att behålla vissa e -postmeddelanden under en viss tidsperiod.Att tilldela en anställd att vara ansvarig för att övervaka policyn kan hjälpa dig att säkerställa att din policy verkställs korrekt.

En e -postretentionspolicy är ett skriftligt förfarande för hur ett företag vill att dess anställda ska hantera e -postkommunikation.Policyer för lagring av e -post anger vanligtvis vilka e -postmeddelanden som anställda ska behålla, hur länge och hur man lagrar e -postmeddelanden.I många jurisdiktioner finns det lagkrav för hur lång företagskommunikation mdash;inklusive e -postmeddelanden mdash;Måste hållas, så det är viktigt att ha en tydlig e -postretentionspolicy.

När du skriver din policy, förklara vilka anställda i företaget e -postretentionspolicyn.Beroende på syftet med att genomföra policyn i första hand kanske det inte gäller alla i din organisation.Till exempel kan lageranställda som inte hanterar elektronisk korrespondens inte vara skyldiga att följa policyn.Kundtjänstrepresentanter kan å andra sidan behöva behålla de flesta av sina e -postmeddelanden.

Beskriv vilka typer av e -postkorrespondens som faller under styrningen av e -postretentionspolicyn.Till exempel skriver vissa företag policyer för lagring av e -post som avser e -postmeddelanden som handlar om administrativa, finanspolitiska, allmänna och flyktiga frågor.Din företagspolicy kan specifikt hantera de e -postmeddelanden som handlar om frågor som har lagkrav.Oavsett vilket e -postmeddelande du väljer att täckas under policyn, se till att du är tydlig och kortfattad i ämnet.

Policyn bör också beskriva hur långa e -postmeddelanden ska behållas och hur anställda ska behålla e -postmeddelanden.För rekordöverensstämmelse kan du vara lagligt skyldig att behålla kundkorrespondens under en femårsperiod.Förutom att du lagras i ett e -postarkiv på din server kan lagen också kräva att du skriver ut e -postmeddelandet och behåller papperskopia i kundfilen.Oavsett vilken procedur som helst för att behålla dessa poster, se till att du stavar det i detalj när du skriver e -postretentionspolicyn.

En bra e -posthållningspolicy bör inkludera avdelningen eller titeln på den anställda som ansvarar för att övervaka kraven.Ditt företag kan ha en efterlevnadsavdelning eller anställd som ansvarar för att se till att företagsprocesser är i enlighet med lagen.Detta kan vara den naturliga personen som har ansvaret för att övervaka och upprätthålla e -postretentionspolicyn.Uppenbarligen ange vem som är ansvarig för att hantera policyn så att anställda vet vem de ska vända sig till om de har frågor eller frågor.

Efter att ha skapat policyn är ett av de viktigaste stegen att sprida den.En policy kan inte följas om de anställda som måste genomföra den inte vet att den finns.Du kanske också vill hålla ett möte eller utbildning för de berörda anställda.Detta säkerställer att de får den information de behöver för att följa e -posthållningspolicyn.