Hur väljer jag det bästa inköpsordersystemet?

Ett inköpsordersystem är sekvensen för steg som en individ måste gå igenom för att begära förvärv av varor och tjänster för företagsbruk.Dessa system tillhandahåller en revisionsspår för att spåra rörelsen av företagets ekonomiska resurser.Det finns flera system i affärsmiljön för systemen.De flesta av dem fokuserar på ett företags redovisnings- och interna dokumentsystem.Att välja det bästa inköpsordersystemet kräver övervägande av ett antal faktorer som rör ett företags affärssystem.

Företagare och chefer bör bestämma om de vill använda ett manuellt eller automatiserat inköpsordersystem.Manuella system inkluderar vanligtvis användning av en pappers anteckningsbok som innehåller sekventiellt numrerade inköpsorder.En anställd kommer att fylla i formuläret, som vanligtvis kräver leverantör, pris, kvantitet, beskrivning och redovisningskod, innan den skickas in för godkännande.Dessa dokument innehåller vanligtvis en kolkopia som finns i filen.Ett automatiserat system fungerar på liknande sätt, förutom att anställda kommer att använda företagets affärs- eller redovisningsprogramvara och fylla i ett elektroniskt inköpsorder.systemet.Att använda ett manuellt system kan bli tråkigt och resultera i förlorat dokument, vilket gör att anställda återskapar inköpsordern.Dessutom måste företag vanligtvis lagra dessa dokument i flera år, beroende på tillämpliga federala eller statliga lagar.Ett automatiserat inköpsordersystem kan lindra några av dessa problem, även om lärande och användning av den datoriserade versionen kan ta mer utbildning.

Andra faktorer att tänka på när du väljer ett inköpsordersystem är antalet anställda som använder inköpsorder och platsen för företagets företaginköpskontor.Att låta flera anställda få åtkomst till och skapa inköpsorder kan kräva att företag har fler pappersdokument till hands eller fler användarnamn för att få åtkomst till inköpsordermodulen.Stora organisationer kommer ofta att ha en inköpsavdelning eller upphandlingschef för att hantera inköpsordern vid beställningar.Att ha flera individer som vänder in inköpsorder kan skapa ett överflöd av information i inköpsavdelningen.Företag kan behöva begränsa åtkomsten i inköpsordersystemet för att undvika detta problem.

Företag måste också överväga hur inköpsorder flödar till redovisningsavdelningen.Individer i redovisningsavdelningen måste enkelt kunna komma åt systemet för att granska inköpsorder innan de betalar räkningar.Revisorer kommer också att behöva åtkomst för att avgöra hur informationen flyter genom företaget.Oförmågan att spåra inköpsorder genom varje steg i systemet kan resultera i ändringar av dokumentet som kommer att äventyra en betydande del av företagets kontanthanteringsprocess.