Hur väljer jag det bästa lönesystemet?

Att välja rätt lönesystem för ditt företag är lite mer komplicerat än många inser.Beroende på var ditt företag är baserat finns det ett behov av att uppfylla specifika statliga förordningar som hänför sig till registrering, samt att hantera beräkningen av löner och innehav av skatter på ett sätt som överensstämmer med dessa förordningar.Det finns också andra funktioner som du kan hitta till hjälp med ditt lönesystem och servicenivån och supporten som det ger dina anställda.

Storleken på ditt företag är ofta en nyckelfaktor när det gäller att välja det bästa lönesystemet.Idag finns det programvarupaket med öppen källkod som är utformad specifikt för användning av mindre företag, med några av dessa paket inklusive grundläggande löneprogramvara.Paket som dessa är idealiska för någon som bara sysselsätter ett fåtal personer och behöver grundläggande hjälp för att beräkna grundläggande lön, övertid och hålla jämna steg med personliga, sjuka och semesterdagar med relativt enkelhet.De flesta av dessa öppna källkodspaket kan också gränssnitt med intäktsbyråer på nationella och statliga nivåer, vilket gör det enkelt att hålla jämna steg med eventuella skatteförändringar som påverkar källan eller beräkningen av affärsskatter.

För situationer där ett lönehanteringssystem ska ge mer än grunderna är det en bra idé att avgöra vilka ytterligare funktioner som skulle vara till hjälp.Till exempel kanske du vill ha ett lönesystem som har förmågan att skriva ut lönekontroller, eller eventuellt till och med hantera alternativet för direktinsättning, om du erbjuder den tjänsten till dina anställda.En annan fördel med ett mer avancerat system är förmågan att automatiskt utarbeta intäktsformulär varje månad som kan skrivas ut och skickas till statliga och nationella inkomstbyråer.Ett lönesystem av denna typ kan minimera antalet timmar som behövs för att hantera dessa funktioner, vilket gör det möjligt att avleda dessa resurser till andra aspekter av verksamheten.

Oavsett om det är grundläggande eller ett mer omfattande lönesystem önskas, det finns några kärnaspekter som alltid måste övervägas.En av dessa aspekter är säkerhet.Systemet måste komma med protokoll som gör det möjligt att begränsa åtkomsten till lönedata.Vissa system tar det som kallas en cafeteria -strategi, genom att varje auktoriserad användare beviljas specifika åtkomsträttigheter till särskild information som finns i lönedatabasen, men inte till andra typer av data som finns i systemet.Tillsammans med den dagliga säkerheten kommer de bästa lönesystemlösningarna också att ha tillgängliga dataåterställningsalternativ, som kan komma till nytta i händelse av en katastrof eller korruption till huvuddatabasen.

De bästa alternativen för lönesystem kommer också att vara något flexibla, eftersom att lägga till anställda eller omarrangera befintliga anställda till nya avdelningsgrupperingar hanteras lätt.Om ett givet system troligen kommer att växa ut om ett år eller två är det förmodligen inte värt din tid eller pengar.Gå med något du kan använda på lång sikt, även om ditt företag växer med språng.

Tänk på att du alltid kan välja att lägga ut lönen, vilket eliminerar behovet av att upprätthålla ett lönesystem i huset.Om detta är ett genomförbart alternativ, se till att tjänsten kommer att förbereda alla nödvändiga formulär, rutinmässigt uppdatera sina formler för att återspegla aktuell beskattning och källlag och kan ge dig tillgång till dina lönesekord när du behöver dem.Idag finns det många partners som tillhandahåller denna typ av tjänst till priser som ännu mindre företag kommer att vara attraktiva.